Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istotnie zmienia praktykę dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. Z perspektywy prawa własności przemysłowej zmiana ta wywołuje również określone konsekwencje dowodowe, które, choć nie są bezpośrednio związane z funkcją podatkową systemu, mogą mieć znaczenie w sporach dotyczących znaków towarowych.

Faktura jako dowód, co dotychczas działało?

Zgodnie z przepisami krajowymi oraz unijnymi, utrzymanie prawa ochronnego na znak towarowy w pewnych sytuacjach uzależnione jest od wykazania jego rzeczywistego używania w obrocie gospodarczym. Dotyczy to sytuacji, gdy znak towarowy zarejestrowany jest przynajmniej od 5 lat. Po upływie tego czasu, prawo to narażone jest na wniosek o wygaszenie z powodu nieużywania. Znak taki podatny jest także na wniosek o używanie, w przypadku gdy jego właściciel zamierza złożyć sprzeciw lub wniosek o unieważnienie innego, podobnego znaku towarowego.  W praktyce wymaga to przedstawienia materiału dowodowego potwierdzającego używanie oznaczenia w odniesieniu do konkretnych towarów lub usług, w sposób dostrzegalny dla odbiorców. W tym kontekście faktury stanowiły dotychczas istotny i często wykorzystywany środek dowodowy, jako dokumenty potwierdzające obrót oraz sposób oznaczania oferowanych świadczeń.

Co zmienia KSeF: XML zamiast logo

Model funkcjonowania KSeF opiera się na fakturach ustrukturyzowanych, mających postać plików XML przechowywanych w systemie teleinformatycznym. Ich wizualizacja ma charakter wtórny i nie stanowi dokumentu źródłowego w sensie prawnym. Jednocześnie schemat faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje rozbudowanych elementów graficznych, takich jak logo czy inne oznaczenia identyfikujące markę, które w tradycyjnych fakturach pełniły istotną funkcję dowodową.

Które znaki są najbardziej narażone?

W konsekwencji może dojść do ograniczenia wartości dowodowej faktur jako nośnika informacji o sposobie używania znaku towarowego, przy czym ryzyko to dotyczy przede wszystkim znaków słowno-graficznych oraz znaków graficznych, które identyfikują towary lub działalność przedsiębiorcy poprzez określoną formę wizualną (np. logo). Tego rodzaju oznaczenia wymagają wykazania używania w konkretnej postaci graficznej, a brak możliwości jej odzwierciedlenia w ustrukturyzowanej fakturze może osłabiać ich funkcję dowodową.

Odmiennie przedstawia się sytuacja znaków słownych, które jako oznaczenia pozbawione warstwy graficznej, co do zasady nie są narażone na wskazane ograniczenia, gdyż ich używanie może być wykazywane poprzez samą treść dokumentów.

Gdzie ryzyko uderzy najmocniej?

Znaczenie omawianego problemu ujawnia się przede wszystkim w tych postępowaniach, w których ciężar dowodu używania znaku towarowego ma charakter kluczowy, tj. w postępowaniach sprzeciwowych i unieważnieniowych przed Urzędem Patentowym i EUIPO, a także w sporach o jego naruszenie. W tych przypadkach organy lub sądy dokonują oceny, czy oznaczenie było używane w sposób rzeczywisty i dostrzegalny dla odbiorców. Samo występowanie nazwy przedsiębiorcy w strukturze danych faktury może nie być wystarczające dla wykazania takiego używania, zwłaszcza w odniesieniu do oznaczeń o charakterze graficznym.

Jak się zabezpieczyć. Praktyczna lista działań

Z tego względu zasadne jest wdrożenie przez przedsiębiorców dodatkowych działań zabezpieczających materiał dowodowy. W szczególności rekomenduje się:

1. Archiwizowanie wizualizacji faktur zawierających oznaczenia graficzne (np. logo) wraz z potwierdzeniem, że zostały przekazane kontrahentowi osobnym kanałem poza KSeF.
2. Posługiwanie się znakiem towarowym w innych dokumentach handlowych, takich jak oferty, zamówienia czy potwierdzenia dostawy.
3. Gromadzenie materiałów marketingowych i sprzedażowych, w tym katalogów, zrzutów ze stron internetowych czy dokumentacji fotograficznej produktów.
4. Zapewnienie spójnego używania oznaczenia w komunikacji z kontrahentami.

Podsumowanie

Choć KSeF realizuje istotne cele w zakresie cyfryzacji i uszczelnienia systemu podatkowego, jego stosowanie nie powinno prowadzić do ograniczenia dbałości o właściwe dokumentowanie używania znaków towarowych. W szczególności przedsiębiorcy posługujący się oznaczeniami o charakterze graficznym powinni zachować podwyższoną staranność w zakresie gromadzenia dowodów ich używania. Brak odpowiedniej praktyki w tym zakresie może w przyszłości utrudnić wykazanie rzeczywistego używania oznaczenia, a w konsekwencji negatywnie wpłynąć na zakres lub trwałość ochrony prawnej.